Schon antike Gesellschaften kannten ein diplomatisches Zeremoniell. Besonders ausgefallen dürfte es am persischen Hof gewesen sein. Heute gilt Byzanz als Inbegriff für überzogenen Formalismus. Vom byzantinischen Kaiserhof stammt auch die erste geschlossene Kodifizierung des Zeremoniells: das Zeremonienbuch des Kaisers Konstantin VII. „Porphyrogennetos“ (Regierungszeit 913–957). Die byzantinischen Ranglisten und Titel prägten bis ins 20. Jahrhundert die europäischen Staats- und Hofordnungen. Exemplarisch für das historische Zeremoniell gelten der päpstliche Hof, die burgundische Hofordnung sowie das spanische und französische Hofzeremoniell. Dieses erreichte seinen Höhepunkt mit dem Prunk und Pomp des Sonnenkönigs Ludwig XIV. in Versailles. Eine akribisch festgelegte Ordnung bestimmte den Rang der Amtsinhaber, ihr Verhältnis zum König als dem alleinigen Inhaber der Macht und somit ihre Stellung bei den Zeremonien des Hofes.

Für die Entwicklung der in den zwischenstaatlichen Beziehungen geltenden Regeln des diplomatischen Verkehrs, vor allem der Rangfolge der Diplomaten, waren in der Neuzeit zwei Ereignisse maßgebend: die Verhandlungen von Münster und Osnabrück, die 1648 zum Westfälischen Frieden und somit zum Ende des Dreißigjährigen Krieges führten, und der Wiener Kongress von 1814–1816. Die Verhandlungen von Münster und Osnabrück versammelten erstmals in der europäischen Diplomatiegeschichte hunderte Gesandte aus fast ganz Europa und legten den damals herrschenden Wildwuchs an diplomatischen Gepflogenheiten offen.^[4767] Handgreiflichkeiten unter den Gesandten um den Vortritt waren keine Seltenheit. Es wurde zwar auch schon in Münster versucht, diplomatische Rangfolgen festzulegen und somit etwas Ordnung in die Welt der Gesandten zu bringen, der große Durchbruch gelang aber erst bei der nächsten diplomatischen Großveranstaltung, dem Wiener Kongress.^[4768] Dieser legte die Gleichrangigkeit der Staaten und die Einteilung der Diplomaten nach Klassen wie Botschafter, Gesandter usw. und das Prinzip der Rangfolge nach der Anciennität fest. „Anciennität“ bedeutet Vorrang des dienstälteren gleichrangigen Diplomaten vor dem dienstjüngeren. Es wurde allerdings auch eine Ausnahme kodiert: Der Vertreter des Heiligen Stuhles, der Nuntius, hat immer Vortritt vor den übrigen Diplomaten. Diese Ausnahme wird allerdings nur in christlich geprägten Staaten eingehalten.

Die diplomatischen Regelungen des Wiener Kongresses gelten im Prinzip auch heute noch. Sie wurden 1961 durch das so genannte „Wiener Übereinkommen über diplomatische Beziehungen“ der UNO nur in Details den modernen Gegebenheiten angepasst. So können jetzt alle Staaten Botschafter entsenden. Früher war dies nur Großmächten gestattet. Kleinere Staaten durften „nur“ Gesandte entsenden.

Staatsbesuche sind neben den Eröffnungszeremonien von internationalen Konferenzen und anderen Großereignissen die Höhepunkte der Selbstdarstellung eines Staates nach innen und nach außen.^[4769] Für einige Tage sind sie das Hauptthema der internationalen Berichterstattung in den Medien. Staatsbesuche werden nur von Staatsoberhäuptern absolviert, von Monarchen oder Präsidenten. Darunter gibt es eine ganze Reihe anderer Besuchsformen mit unterschiedlicher Abstufung und unterschiedlichem Zeremoniell: offizielle Besuche, inoffizielle Visiten und Arbeitsbesuche von Regierungschefs und Regierungsmitgliedern, Privatbesuche von Staatsoberhäuptern und Regierungsmitgliedern usw.^[4770] Staatsbesuche beschränken sich selten auf die Hauptstadt, sie beziehen meist auch einige Regionen des Staates mit ein. So gehört es zum Ehrgeiz der Bundesländer, möglichst häufig in das Besuchsprogramm von Staatsgästen aufgenommen zu werden.

Das Land Salzburg verzeichnet als attraktive, europäische Region eine überaus rege Besuchsdiplomatie und erfreut sich als internationale Begegnungsstätte hoher Beliebtheit. Die eigenständige Geschichte als jahrhundertelang selbständiges Fürstentum innerhalb des Reiches, die Stellung der Stadt Salzburg als europäische Kulturmetropole und natürlich auch die einmalige Kulisse der Stadt und die Landschaft verleihen dem Land Gestalt und Antlitz wie auch jene Weltoffenheit, die zu völkerverbindender Zusammenarbeit befähigt.^[4771] Als reichsunmittelbares Fürstentum war Salzburg immer auch Ort der Begegnung der weltlichen und kirchlichen Fürsten Europas. Ein kleiner Auszug aus der Besuchsliste: 1659: Kurfürst Ferdinand Maria von Bayern; 1660: die Erzherzöge Ferdinand Karl und Siegmund Franz von Tirol (für diese Besuche wurden großzügige Repräsentativbauten errichtet, z. B. Residenzbrunnen); 1665: Kaiser Leopold I.; 1777, 31. Juli: Josef II. auf Durchreise. Salzburg unterhielt auch selbst ein der Größe des Fürstentums entsprechendes Gesandtschaftswesen.^[4772] Die Zeremonielle und Zeremonien am fürsterzbischöflichen Hof wurden von Angelika Kromas und Werner Rainer bereits dargestellt.^[4773]

Auch nachdem Salzburg zu Österreich gekommen war, boten sich Stadt und Land als Kulisse für kaiserliche und königliche Besuche an: 1865: Treffen von Kaiser Franz Joseph und König Wilhelm I. von Preußen in Gastein; 1867, Juni: Treffen Napoleon III. und Kaiser Franz Joseph (Besprechung gemeinsamer Sicherheitsinteressen gegenüber dem erstarkenden Preußen); 1871, 6. September: Treffen der österreichischen und deutschen Kaiser Franz Joseph und Wilhelm in Salzburg (1871 wurde das deutsche Kaiserreich gegründet und der preußische König Wilhelm deutscher Kaiser).

Eine chronologische Übersicht über die Staatsbesuche in Salzburg seit 1955 gibt die im Salzburger Landespressebüro erschienene Publikation über die regionale Außenpolitik des Landes Salzburg. Diese Dokumentation enthält auch eine umfassende Zusammenstellung über die vielfältigen internationalen Beziehungen des Landes.^[4774] Die Organisation von Besuchsprogrammen bedarf einer exakten und detaillierten Vorbereitung. Für die Programmgestaltung gibt es keine schriftlich festgelegten Richtlinien, wohl aber für das Protokoll.^[4775] Die Protokollbeamten haben sich bei der Vorbereitung eines Staatsbesuches bis ins Detail an den international üblichen Regeln und Gewohnheiten zu orientieren. Kann doch schon eine kleine protokollarische Panne den Erfolg eines Staatsbesuches nachhaltig beeinträchtigen.

Ausgangspunkt für das Besuchsprogramm sind immer der Stand der bilateralen Verhältnisse und der Grad der Selbstdarstellung von Gast und Gastgeber. Das Programm wird somit im Rahmen des vereinbarten Zeitraums gemeinsam ausgearbeitet. Zunächst wird der inhaltliche Rahmen festgelegt. Die Wünsche des Gastes (Präferenzen für Wirtschaft, Kultur, Soziales etc.) finden vorrangig Berücksichtigung. Zugleich unterbreitet der Gastgeber dem Gast Vorschläge und Ideen. Nach der Übereinkunft der wesentlichen Programmpunkte wird das Zeremoniell festgelegt. Das Protokoll des Landes Salzburg ist dabei bemüht, dem Besuchsprogramm eine spezifische Salzburger Note zu verleihen. „Salzburger Flair“ erzielt man beispielsweise durch Empfänge in historischen Räumlichkeiten, die Besichtigung von Sehenswürdigkeiten, Ausflugsprogramme etc.

Die Empfänge finden in den repräsentativsten Bauten der Hauptstadt statt. In Salzburg ist dies vor allem die alte fürsterzbischöfliche Residenz. Die Ausflugsprogramme orientieren sich am Gast und den Interessen, die sich mit dem Besuch verbinden. Repräsentanten bedeutender Wirtschaftsmächte werden natürlich in Vorzeigebetriebe der heimischen Wirtschaft geführt. Sehr beliebt war in den letzten Jahrzehnten ein Symbol des österreichischen Wiederaufbaus, das Kraftwerk Kaprun. Gerne werden Betriebe gezeigt, die mit dem Gast in Verbindung stehen. So wurde 1966 König Olav V. von Norwegen durch die Papierfabrik Hallein geführt, da diese damals einem norwegischen Konzern gehörte. Für Königin Elisabeth II. von Großbritannien wiederum wurde 1969 das SOS-Kinderdorf Seekirchen als Besuchsziel ausgewählt. Es steht Salzburg natürlich besonders an, den Gästen Festspielaufführungen, Mozartkonzerte und heimische Volksmusik anzubieten.

Während sich das Land bei einem Staatsbesuch mit seinen eigenen Landessymbolen präsentiert, gilt diese allgemeine Usance auch für den Staatsgast. Hier erfüllt sich das Sprichwort „Einen Gast in allen Ehren empfangen“ im wörtlichen Sinn. Fahnen, Nationalhymnen und Ordensverleihungen sind Ausdruck der Wertschätzung des Gastes. Zum Empfangsritual gehören auch die Ehrenformationen und Ehrenwachen des Bundesheeres, das Ehrengeleit durch einen Regierungsvertreter, hohen Beamten oder Offizier während des gesamten Besuches und die Ehreneskorte durch eine Motorradstaffel der Polizei. An dieser ist am prägnantesten der Wandel des Zeremoniells zu erkennen. Aus der ursprünglichen Sicherheitsfunktion der Polizeieskorte wurde ein Ehrenritual. Für die Überwachung sind nun diskret agierende Beamte in Zivil zuständig.

Die perfekte Vorbereitung eines Staatsbesuches erfordert ein enges Zusammenwirken aller befassten Stellen. Vor allem ist die Zusammenarbeit mit den Sicherheitsdienststellen von Beginn an zu gewährleisten. Die Vielzahl der vom Protokoll wahrzunehmenden Aufgaben sei hier nur kursorisch aufgelistet: die Logistik in den Bereichen Unterkunft, Transport und Fernmeldeverbindungen, die technische Ausstattung, der Dolmetscher – und der ärztliche Dienst, die Auswahl der Menüs, Druck und Versand der Einladungen mit den Kleidungsvorschriften, Festlegung der Sitzordnung (Placement) und der Rednerfolge, Auswahl der Gastgeschenke, die Ausschmückung der Empfangsräume, der rote Teppich, die Eintragung in das Goldene Buch und vieles mehr. Checklisten sind probate Hilfsmittel bei der Organisation von Staatsempfängen. Sie helfen Zeit sparen und Pannen vermeiden, können aber keineswegs ein einheitlich anzuwendendes Instrument bei der Vorbereitung von Staatsbesuchen sein. Abgesehen von den international üblichen und streng einzuhaltenden Regeln gibt es kein starres Etikett.

Der Gastgeber muss sich mit der Lebensart des Gastes befassen. Rituale, Sitten und Tabus des Gastlandes, z. B. Speisevorschriften, sind zu beachten. Die Nichtbeachtung von Regeln, oder jede Nachlässigkeit kann als Geringschätzung, beabsichtigte Missachtung, ja sogar Affront gewertet werden.

Ein ganz wesentlicher Aspekt ist die Öffentlichkeitsarbeit. Gast und Gastgeber haben ein legitimes Interesse, bei publikumswirksamen Anlässen in den Medien zu erscheinen. Der Gast ist ins rechte Bild zu rücken. Der beschränkte Kreis der Teilnehmer bzw. Zuschauer einer repräsentativen Veranstaltung ist somit nicht bloß Betrachter, sondern Mitwirkender, Akteur des Zeremoniells. In der Planung von Staatsbesuchen, aber auch von anderen Großereignissen im wirtschaftlichen, kulturellen und sportlichen Bereich muss, soweit es die Höflichkeit gegenüber dem Gast erlaubt, natürlich die medienwirksame Inszenierung miteingeplant werden.

Die Gestaltung von Staatsbesuchen hat auch zu Beginn des 21. Jahrhunderts trotz moderner Technik noch barocke oder majestätische Züge in sich – vor allem in Salzburg mit seinem historischen Stadtbild. Solche Traditionen haben aber auch Sinn – demonstrieren sie doch die kulturelle Identität eines Landes und seiner Repräsentanten.